Nasz klient z branży przetwórstwa rybnego, stracił zaufanie do dotychczasowego dostawcy usług. Zwrócił się do nas z prośbą o przeprowadzenie kontroli dokumentacji pracowniczej pod kątem legalności zatrudnienia około 150 cudzoziemców.
Zapewniamy wsparcie profesjonalnego i wszechstronnego zespołu, który zminimalizuje czas legalizacji pobytu i zatrudnienia pracowników z Ukrainy oraz innych krajów w Twojej firmie. Zaoszczędzisz czas i pieniądze optymalizując procesy i upewniając się, że legalizacja w Twojej firmie przebiega zgodnie z prawem.
Zostaw swój numer telefonu a my oddzwonimy.
Zatrudnienie cudzoziemców jest realnym rozwiązaniem deficytu siły roboczej na rodzimym rynku. Pracodawcy zatrudniający cudzoziemców muszą jednak zadbać o wiele szczegółowych aspektów urzędowych, prawnych i legalizacyjnych, dotyczących personelu zagranicznego.
Audyt procesu legalizacji zapewnia rzetelną weryfikację dokumentów oraz przebiegu ich przygotowywania. Dzięki temu możliwe jest skrócenie czasu poświęcanego na legalizację oraz minimalizację zagrożenia ze strony ewentualnych kar po kontroli organów państwowych. Audyt procesu legalizacji to także zabezpieczenie firmy przed ewentualnymi nieprawidłowościami, które mogą skutkować deportacją pracownika z kraju.
Dzięki procesowi audytu legalizacji HR masz pewność, że dokumenty w Twojej firmie spełniają wymogi organów kontrolujących Twoją działalność.
Dzięki analizie procesów w Twojej firmie będziemy w stanie poprawić schematy, którymi kierują się Twoi pracownicy w tworzeniu niezbędnej dokumentacji. Dzięki stosownym rekomendacją ułatwimy im codzienną pracę.
W trakcie roku od audytu zapewniamy gwarancję wsparcia podczas kontroli firmy pod względem pracy cudzoziemców.
Cały czas na bieżąco dopasowujemy naszą pracę do zmieniających się warunków prawnych. Dzięki audytowi otrzymasz roczną subskrypcję do HR Link ALERT, w którym powiadomimy Cię o istotnych zmianach administracyjnych i prawnych w zakresie zatrudniania cudzoziemców.
Audyt legalizacji to zautomatyzowanie i przyspieszenie procesu legalizacji pracy cudzoziemców w Twojej firmie. Dzięki temu Twoi pracownicy szybciej podejmą pracę i zaczną na siebie zarabiać.
Po zakończonym audycie otrzymujesz Certyfikat 2BeFair. Jest to dokument potwierdzający jakość Twojej firmy pod kątem pracy i jej legalizacji. Otrzymując certyfikat 2BeFair potwierdzasz wśród swoich klientów, kontrahentów oraz pracowników poważne podejście do zatrudnienia oraz jakości pracy w Twojej firmie.
Sprawdzenie dokumentów może przebiegać stacjonarnie w siedzibie Twojej firmy lub w innym miejscu. Proces analizy dokumentów przebiega w zgodzie z poszanowaniem Twoich zasad oraz z zachowaniem wszelkich reguł poufności.
W trakcie procesu audytu analizujemy terminowość oraz sposób kontaktu z poszczególnymi instytucjami, tj. PUP, PIP i Urząd Wojewódzki. Dzięki naszej pracy możliwe jest przyspieszenie reakcji ze strony organów państwowych poprzez lepsze dostosowanie komunikacji do urzędniczych standardów.
W celu pełnego audytu sprawdzamy również dokumenty cudzoziemców, których często firmy nie posiadają (aktualne paszporty, decyzje na podstawie których zostały wydane dokumenty). Dzięki temu zyskujemy pewność, że wszelkie formalności zostały dopełnione po obu stronach kontraktu pracowniczego.
Po pozytywnym przejściu audytu lub zastosowaniu i wdrożeniu zaleceń pokontrolnych, wystawiamy Twojej firmie Certyfikat potwierdzający stosowanie najwyższych standardów zatrudniania cudzoziemców “2BeFair”.
Jeśli Twoja firma zatrudnia więcej niż trzy osoby spoza granic Unii Europejskiej najprawdopodobniej proces legalizacji i przygotowania dokumentów zajmuje Tobie i Twoim pracownikom sporo czasu. W przypadku, gdy liczba zatrudnionych cudzoziemców jest jeszcze większa, prawdopodobnie Twój dział HR poświęca na przygotowanie dokumentów przynajmniej kilka do kilkunastu dni w miesiącu.
Skrócimy proces przygotowań dokumentów. Pomożemy Ci usystematyzować i sprocesować kwestie związane z przygotowaniem dokumentów;
Zadbamy o Twoje bezpieczeństwo analizując dokumenty oraz eliminując kosztowne pomyłki;
Przygotujemy dokumenty do kontroli. Zadbamy o to, by wszystkie dokumenty były zgodne z regulacjami prawnymi, a podczas samego procesu kontroli zapewnimy Ci stosowne wsparcie.
Nasz klient z branży przetwórstwa rybnego, stracił zaufanie do dotychczasowego dostawcy usług. Zwrócił się do nas z prośbą o przeprowadzenie kontroli dokumentacji pracowniczej pod kątem legalności zatrudnienia około 150 cudzoziemców.
W toku kontroli dokumentów pracowniczych okazało się, że dokumentacja prowadzona była niezgodnie z obowiązującymi przepisami. Zaobserwowano brak staranności przede wszystkim w aktualizowaniu podstawy pobytowej cudzoziemców, zatrudnionych w firmie. Konieczne było uzupełnienie dokumentów o aktualne podstawy pobytowe, głównie decyzje do zezwoleń na pobyt czasowy, ale także wizy, pieczątki wjazdowe, a nawet paszporty.
W 90% przypadków, w aktach pracowników przechowywano same kopie kart pobytu (plastiki), bez decyzji o udzieleniu zezwoleń, na podstawie których cudzoziemcy otrzymali karty. W konsekwencji klient nie dopełnił obowiązków z nich wynikających – w większości przypadków chodziło o powiadomienia o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy do wydawanych decyzji na podstawie tzw. specustawy ukraińskiej lub oświadczenia pracodawcy do tzw. Decyzji abolicyjnych lub powiadomień legalizujących zmianę stanowiska.
Uporządkowanie i uaktualnienie akt osobowych obcokrajowców. Podjęto działania naprawcze w postaci około 100 powiadomień o powierzeniu pracy obywatelom Ukrainy. Udostępniliśmy klientowi nasz autorski system, MOC – Moduł Obsługi Cudzoziemców. Ustaliliśmy spójny sposób komunikacji, ograniczający do minimum komunikację mailową. Wszystkie zdarzenia oraz dokumenty przekazywane są za pośrednictwem naszego systemu, dzięki czemu klient ma wszystkie dokumenty w jednym miejscu, stały podgląd na status zlecenia i ważność dokumentów swoich pracowników. Przeszkolono klienta z podstaw legalizacji. Odciążono klienta w kontaktach z cudzoziemcami, w rezultacie zaobserwowano zwiększoną dyscyplinę cudzoziemców w dostarczaniu aktualnych dokumentów legalizujących pobyt – nasi konsultanci stale monitorują ważność dokumentów pobytowych i reagują zawczasu.
Nasz klient z branży produkcyjnej, przejął około 30 pracowników agencyjnych, głównie obywateli Indii, Filipin, Nepalu, ale także Białorusi i Ukrainy. Zwrócił się do nas z prośbą o sprawdzenie poprawności dokumentów już przejętych pracowników oraz przeprowadzenie procesu przejęcia kolejnych 50 pracowników agencyjnych.
Rozpoczęliśmy od weryfikacji legalności pobytu i pracy już przejętych pracowników. W toku kontroli dokumentów pracowniczych okazało się, że przeważająca część cudzoziemców posiadała zezwolenia na pobyt czasowy i pracę wydane w związku z pracą wykonywaną na rzecz agencji pracy tymczasowej. W związku z przekroczeniem terminu ustawowego, pozwalającego na zmianę zezwoleń, konieczne było pilne złożenie wniosków na nowe zezwolenia na pobyt czasowy i pracę.
W dalszej kolejności zweryfikowano legalność pobytu cudzoziemców, planowanych do przejęcia z agencji. W 80% przypadków stwierdzono nieaktualne dokumenty pobytowe. Uzupełniono pieczątki wjazdu/wyjazdu z Polski oraz stampile, w związku ze złożonymi wnioskami na pobyty czasowe. Wielu cudzoziemców nie posiadało decyzji do zezwoleń na pobyt czasowy i pracę. Cudzoziemcy, przed przejęciem ich przez naszego klienta zostali zobowiązani do dostarczenia kopii decyzji.
Uporządkowanie i uaktualnienie akt osobowych obcokrajowców. Pewność i bezpieczeństwo przy przejmowaniu kolejnych pracowników agencyjnych. Ustaliliśmy spójny sposób komunikacji i przekazywania dokumentów, udostępniając klientowi nasz system firmowy – Moduł Obsługi Cudzoziemców, dzięki czemu klient ma dostęp do wszystkich cudzoziemców w jednym miejscu. Przeszkolono klienta z podstaw legalizacji. Odciążono klienta w kontaktach z cudzoziemcami, w rezultacie zaobserwowano zwiększoną dyscyplinę cudzoziemców w dostarczaniu aktualnych dokumentów legalizujących pobyt – nasi konsultanci stale monitorują ważność dokumentów pobytowych i reagują zawczasu.
Coraz więcej firm współpracujących z agencjami pracy czy firmami oferującymi outsourcing personalny w zakresie dostarczania zagranicznego personelu, zauważa konieczność sprawdzenia etycznego podejścia tych firm, nie tylko do legalnego zatrudniania, ale również do zapewnienia prawidłowego zakwaterowania, właściwego naliczania i wypłacania wynagrodzenia i samego traktowania. Dzięki naszemu zespołowi native speakerów, Twoi pracownicy podczas wywiadów audytorskich, będą czuć się w pełni swobodnie oraz bezpiecznie.
Legal HR Sp. z o.o.
ul. Lutniana 39
71-425 Szczecin
telefon: +48 539 319 400
e-mail: kontakt@legalhr.pl
